Jedes Unternehmen kennt ihn: den unliebsamen Besuch des Aussenprüfers (früher Betriebsprüfer genannt). Er will Einsicht in die Bücher und Aufzeichnungen, um zu überprüfen, ob die in den Steuererklärungen gemachten Angaben auch stimmen.

Die Finanzverwaltung wählt die zu prüfenden Unternehmen nach verschiedenen Kriterien (mathematisches Zufallssystem, Zeitablauf, Auffälligkeiten) aus, genauso kann  auch der Besuch der Finanzpolizei oder eine (anonyme) Anzeige eine Prüfung auslösen. 

Meldet sich der Prüfer im allgemeinen eine Woche vor geplantem Prüfungsbeginn im Unternehmen oder bei Vorhandensein einer steuerlichen Vertretung beim Steuerberater an, wird er die zu prüfenden Abgaben und den Prüfungszeitraum präzisieren. Spätestens jetzt sollte jeder steuerlich unvertretene Unternehmer überlegen, ob zumindest für die Prüfungsabwicklung ein Steuerberater hinzugezogen werden sollte. Die geforderten Unterlagen sind vorzubereiten und auf steuerliche Risiken hin zu untersuchen. Gegebenenfalls ist eine Selbstanzeige - tunlichst in Zusammenarbeit mit einem Fachmann – vorzubereiten.

Zu Beginn der Prüfung muss der Prüfer sich ausweisen und den Prüfungsauftrag unterzeichnen lassen. Falls eine Selbstanzeige beabsichtigt ist, muss diese spätestens vor Unterzeichnung des Prüfungsauftrages erstattet werden. Die rechtzeitige Erstattung ist eine der Voraussetzungen für die strafbefreiende Wirkung der Selbstanzeige.

Danach werden dem Prüfer die Unterlagen bzw. die Datenträger mit den elektronischen Daten übergeben. Grundsätzlich darf der Prüfer alle Unterlagen anfordern, die für die Erhebung der Abgaben bedeutsam sind. Dazu zählen branchenspezifische Unterlagen wie Preislisten, Paragons, Registrierkassenstreifen uvm genauso wie sonstige Unterlagen wie Verträge, Klagen, Schadensmeldungen etc. Ratsam ist, eine Checkliste mit den übergebenen Unterlagen anzufertigen und sich bestätigen zu lassen.

Kann der Prüfer mit den übergebenen Unterlagen und erhaltenen Informationen die Steuerbemessungsgrundlagen nicht feststellen, muss er diese schätzen. Eine Schätzung ist keine Strafsanktion, sondern hat diejenige Höhe der Steuerbemessungsgrundlagen zu ermitteln, die nach den jeweiligen Umständen die Wahrscheinlichste ist.

Ist der Prüfer fertig, hält er eine Schlussbesprechung mit dem Unternehmer und/oder seinem Steuerberater ab. Dabei informiert er über die von ihm getroffenen Feststellungen und der Unternehmer hat Gelegenheit, seinen Standpunkt darzulegen. Die übliche Unterschrift unter der Niederschrift über die Schlussbesprechung bedeutet kein Anerkenntnis der Prüfungsfeststellungen. Abhängig von den jeweiligen Umständen kann es auch zu einem Rechtsmittelverzicht kommen.

Über das Ergebnis der Außenprüfung wird vom Prüfer ein schriftlicher Bericht verfasst. Dieser enthält die getroffenen Feststellungen und deren steuerliche Auswirkung und ist zugleich auch die Begründung für die aufgrund der Prüfungsfeststellungen neu zu erlassenden Bescheide.

Enthalten die Feststellungen des Prüfers Verdachtsmomente hinsichtlich des Vorliegens eines finanzstrafrechtlichen Tatbestandes, wird ein Finanzstrafverfahren eingeleitet. Seit 1.1.2011 besteht jedoch für sogenannte „Bagatellfälle“ die Möglichkeit, dies durch Zahlung eines Zuschlages (Verkürzungszuschlag) in Höhe von 10% auf das möglicherweise finanzstrafrechtlich relevante Prüfungsmehrergebnis zu vermeiden. Diese Maßnahme kann sowohl vom Prüfer als auch vom Abgabepflichten sowohl vorgeschlagen als auch abgelehnt werden. Dies erfolgt meist im Rahmen der Schlussbesprechung. Der Verkürzungszuschlag muss binnen eines Monats nach seiner Festsetzung ohne die Möglichkeit der Inanspruchnahme einer Zahlungserleichterung entrichtet werden. Der Verkürzungszuschlag kann nur in Anspruch genommen werden, wenn der Verkürzungsbetrag (der Betrag, für den ein finanzstrafrechtlicher Verdacht besteht) pro Jahr € 10.000 und im gesamten Prüfungszeitraum € 33.000 nicht übersteigt. Außerdem muss ein Rechtsmittelverzicht für den Verkürzungszuschlag abgegeben werden. Nicht möglich ist diese „Bagatellregelung“, wenn eine Selbstanzeige erstattet wurde, wenn hinsichtlich der betroffenen Abgaben bereits ein Finanzstrafverfahren anhängig ist, bei Zöllen und zusammenhängenden Abgaben. Außerdem kann die Finanzverwaltung aus präventiven Gründen die Anwendung verweigern.

Ist es nicht gelungen, durch Selbstanzeige oder Verkürzungszuschlag ein Finanzstrafverfahren zu vermeiden und kommt es zu einer Verurteilung, können Strafen je nach Schwere des Delikts und Höhe des Verkürzungsbetrages bis zu 300% des Verkürzungbetrags verhängt werden. Bei Abgabenbetrug kommt es daneben noch zu Haftstrafen. Ist der Beschuldigte eine juristische Person oder eine Personengesellschaft (Verband), werden sowohl der Verband als auch der jeweilige Entscheidungsträger bestraft.