Auskunftsbegehren - Inhalt der Auskunftspflicht - Auftraggeber - Daten - Beschwerde
Das Datenschutzrecht verpflichtet den so genannten „Auftraggeber“ dazu, jeder Person, die ihre Identität in geeigneter Form nachgewiesen hat, Auskunft über die zu dieser Person verarbeiteten Daten zu geben.
Als ausreichender Identitätsnachweis wird beispielsweise die Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises angesehen, sofern das schriftliche Auskunftsbegehren unterschrieben und die Unterschrift vergleichbar ist.
Es ist auch möglich das Ansuchen per E-Mail zu stellen. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, dass die Identität des Auskunftswerbers zweifelsfrei feststellbar ist.
Der Arbeitgeber als Auftraggeber
Auftraggeber im Sinne des Datenschutzrechtes ist, wer die Entscheidung getroffen hat, Daten zu verwenden bzw. eine Datenverarbeitung vorzunehmen. Die Eigenschaft „Auftraggeber“ bleibt unabhängig davon bestehen, ob die Daten vom Auftraggeber selbst verwendet werden oder von diesem, einem Dritten, also einem „Dienstleister“ zur Verarbeitung überlassen werden.
Damit ist im Ergebnis jeder Arbeitgeber, der Mitarbeiter beschäftigt, Auftraggeber im Sinne des Datenschutzrechtes, weil er entweder selbst zwecks Abwicklung des Dienstverhältnisses oder etwa sein Steuerberater zwecks Durchführung der monatlichen Lohnverrechnung Daten des Mitarbeiters verwendet.
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Vorsicht!
Der Arbeitgeber kann auch bereits vor Beginn des Dienstverhältnisses zum Auftraggeber werden, nämlich durch das Übermitteln der Bewerbungsunterlagen im Zuge eines Bewerbungsverfahrens. Gleiches gilt, wenn das Bewerbungsverfahren über eine externe Recruiting - Firma läuft. |
Was sind Daten?
Daten sind alle Angaben über den Mitarbeiter bzw. den Stellenbewerber. Dazu gehören Name, Alter, Adresse, Einkommen, Lebenslauf, persönliche Vorlieben, aber auch Werturteile, oder Bild- und Tondokumente, die sich auf den Mitarbeiter bzw. den Stellenbewerber beziehen.
Es kommt nicht darauf an, in welcher Form diese Daten vorhanden sind, also ob sie analog oder digital abgesichert sind. Die Daten müssen jedenfalls einer bestimmten Person, also dem Mitarbeiter bzw. dem Stellenbewerber zugeordnet werden können.
Die Rechtsprechung verneint zunächst ein Recht auf Auskunft, Richtigstellung und Löschung von Papierakten. Die Auskunftsverpflichtung bezieht sich aber sehr wohl auf Daten, in manuell geführten Dateien, die zur automatisationsunterstützen Verarbeitung bestimmt sind, wobei Papierakten eine gewisse Struktur aufweisen müssen, um als manuelle Dateien angesehen zu werden.
Inhalt der Auskunftspflicht
Die Auskunft hat
- die verarbeiteten Daten,
- die Informationen über ihre Herkunft,
- allfällige Empfänger oder Empfängerkreise von Übermittlungen,
- den Zweck der Datenverwendung, sowie
- die Rechtsgrundlagen hierfür
in allgemein verständlicher Form anzuführen.
Das Auskunftsrecht bezieht sich auf den konkreten Inhalt der über eine Person gespeicherten Daten und nicht nur auf deren Art. Der Arbeitgeber darf auch keine Vorauswahl bezüglich für den Betroffenen relevanter Daten durchführen.
Auf Verlangen eines betroffenen Dienstnehmers bzw. Stellenbewerbers sind auch Namen und Adressen von Dienstleistern bekannt zu geben, falls sie mit der Verarbeitung seiner Daten beauftragt sind.
Im Bewerbungsprozess geht es hauptsächlich um die Ermittlung von Daten, wobei es unwesentlich ist, ob die Daten ohne oder mit Mitwirkung des Betroffenen erhoben bzw. ob die Daten auf sonstige Art beschafft wurden. Der finale Zweck der Datenverarbeitung muss jedoch die Datenanwendung sein.
Sind zur Person des Auskunftswerbers, also etwa zur Person eines Stellenbewerbers keine Daten vorhanden, genügt die Bekanntgabe dieses Umstandes (= Negativauskunft).
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Vorsicht!
Mit Zustimmung des Auskunftswerbers kann anstelle der schriftlichen Auskunft auch eine mündliche Auskunft mit der Möglichkeit der Einsichtnahme gegeben werden. |
Aber auch in diesem Fall besteht keine Pflicht zur Herstellung oder Ausfolgung von Kopien.
Unterbleibt jegliche Reaktion des Arbeitgebers auf ein Auskunftsbegehren des Arbeitnehmers bzw. des Stellenbewerbers wird das Recht auf Auskunftsgewährung verletzt.
Vernichtung von Daten
Ab dem Zeitpunkt der Kenntnis von einem Auskunftsverlangen darf der Arbeitgeber Daten über den Mitarbeiter bzw. den Stellenbewerber innerhalb eines Zeitraums von vier Monaten und im Falle der Erhebung einer Beschwerde an die Datenschutzkommission bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens nicht vernichten. Ein Verstoß dagegen ist mit einer Geldstrafe bis zu
€ 25.000,-- zu bestrafen.
Stand: Mai 2012
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Wien, Tel. Nr.: (01) 51450-1010,
Alle Angaben erfolgen trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr.
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Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter!
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AnsprechpartnerIn Frau in der Wirtschaft: Charlotte Jautz
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